Privacy Policy / Politique de confidentialité — Clinique Dentaire Knowlton
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Privacy Policy

How we collect, use, and protect your personal information.

Last updated: April 16, 2025 · Clinique Dentaire Knowlton

Your privacy matters to us. Clinique Dentaire Knowlton is committed to protecting your personal information in compliance with Quebec's Act Respecting the Protection of Personal Information in the Private Sector (Law 25) and Canada's PIPEDA.

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Information We Collect

When you submit the free dental assessment request form on our website, we collect:

  • Full name — to personalize your appointment
  • Email address — to send confirmation and follow-up
  • Phone number — to schedule and confirm your appointment
  • Dental concerns — to prepare the dentist before your visit
  • Preferred language — to serve you in the language of your choice

We also automatically collect certain technical data when you visit our website, including your IP address, browser type, device type, pages visited, and time spent on the site.

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How We Use Your Information

The personal information you provide is used exclusively for:

  • Scheduling and confirming your free dental assessment appointment
  • Contacting you to confirm or reschedule your appointment
  • Preparing Dr. Rodriguez for your specific dental concerns
  • Sending appointment reminders via SMS or email
  • Improving our services and the quality of our communications
  • Measuring the effectiveness of our advertising campaigns (in aggregate, anonymized form)

We do not sell your personal information. Your data is never sold, rented, or traded to third parties for marketing purposes.

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Cookies & Tracking Technologies

Our website uses cookies and similar technologies to:

  • Remember your language preference (EN/FR)
  • Measure website traffic and user behavior (Google Analytics)
  • Measure the effectiveness of our Facebook advertising campaigns (Facebook Pixel)

You can disable cookies in your browser settings at any time. Note that disabling cookies may affect certain features of the website.

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Facebook Pixel & Conversions API

This website uses the Facebook Pixel (Pixel ID: 2337324133415945) and the Facebook Conversions API, tools provided by Meta Platforms, Inc., to measure the effectiveness of our advertising campaigns.

These tools may collect:

  • Pages visited on our website and actions taken (e.g., form submitted)
  • Hashed (anonymized) versions of your email address and phone number, if provided
  • Your IP address and browser/device information

This data is used solely to understand how visitors interact with our site after seeing our ads, and to improve ad targeting. Data is transmitted to Meta in a privacy-safe manner using hashing before transmission.

To opt out of Facebook's data use for advertising, visit facebook.com/settings → Ads or use the Digital Advertising Alliance opt-out tool at youradchoices.ca.

This site is not part of the Facebook website or Facebook Inc. Additionally, this site is NOT endorsed by Facebook in any way. FACEBOOK is a trademark of FACEBOOK, Inc.

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Third-Party Sharing

We share your information only with trusted service providers necessary to operate our business:

  • GoHighLevel (HighLevel Inc.) — our CRM platform that stores appointment requests and sends confirmation messages
  • Meta Platforms, Inc. — only aggregated, anonymized conversion data for advertising measurement
  • Google LLC — website analytics (Google Analytics 4)

All third-party providers are contractually bound to protect your data and use it only for the purposes for which it was shared.

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Data Retention

We retain your personal information for the following periods:

  • Appointment request data — 24 months from the date of collection, or as long as you remain a patient of the clinic
  • Website analytics data — 14 months (Google Analytics default)
  • Facebook advertising data — as per Meta's data retention policies (typically 180 days)

After these periods, your data is securely deleted or anonymized.

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Your Rights (Quebec Law 25 / PIPEDA)

Under Quebec's Law 25 and Canada's PIPEDA, you have the right to:

  • Access — Request a copy of the personal information we hold about you
  • Correction — Request that we correct inaccurate or incomplete information
  • Deletion — Request that we delete your personal information (subject to legal obligations)
  • Portability — Request that we provide your data in a structured, commonly used format
  • Withdraw Consent — Withdraw your consent to our use of your data at any time
  • Object — Object to the processing of your personal information in certain circumstances

To exercise any of these rights, please contact us using the information in Section 9. We will respond within 30 days.

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Data Security

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. These include:

  • SSL/TLS encryption for all data transmitted to and from our website
  • Access controls limiting who can view your personal information
  • Secure, encrypted storage of data in our CRM system
  • Regular security assessments of our service providers

In the event of a data breach that poses a risk of serious injury to you, we will notify you and the Commission d'accès à l'information (CAI) as required by Law 25.

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Contact Us

For any questions about this Privacy Policy, or to exercise your privacy rights, please contact us:

Clinique Dentaire Knowlton

Dr. Juan Carlos Rodriguez, DDS

459 Knowlton Road, Knowlton, Quebec J0E 1V0

Phone: (450) 243-6193

Email: [email protected]

If you are not satisfied with our response, you have the right to file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) at cai.gouv.qc.ca or by calling 1-888-528-7741.

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Légal

Politique de confidentialité

Comment nous collectons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels.

Dernière mise à jour : 16 avril 2025 · Clinique Dentaire Knowlton

Votre vie privée est importante pour nous. La Clinique Dentaire Knowlton s'engage à protéger vos renseignements personnels conformément à la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) et à la LPRPDE fédérale.

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Renseignements que nous collectons

Lorsque vous soumettez le formulaire de demande d'évaluation dentaire gratuite sur notre site Web, nous collectons :

  • Nom complet — pour personnaliser votre rendez-vous
  • Adresse courriel — pour vous envoyer une confirmation et un suivi
  • Numéro de téléphone — pour planifier et confirmer votre rendez-vous
  • Préoccupations dentaires — pour préparer le dentiste avant votre visite
  • Langue préférée — pour vous servir dans la langue de votre choix

Nous collectons également automatiquement certaines données techniques lorsque vous visitez notre site, notamment votre adresse IP, le type de navigateur, le type d'appareil, les pages visitées et le temps passé sur le site.

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Utilisation de vos renseignements

Les renseignements personnels que vous fournissez sont utilisés exclusivement pour :

  • Planifier et confirmer votre rendez-vous d'évaluation dentaire gratuite
  • Vous contacter pour confirmer ou reprogrammer votre rendez-vous
  • Préparer le Dr Rodriguez à vos préoccupations dentaires spécifiques
  • Vous envoyer des rappels de rendez-vous par SMS ou courriel
  • Améliorer nos services et la qualité de nos communications
  • Mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires (sous forme agrégée et anonymisée)

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Vos données ne sont jamais vendues, louées ou échangées à des tiers à des fins commerciales.

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Témoins et technologies de suivi

Notre site Web utilise des témoins (cookies) et des technologies similaires pour :

  • Mémoriser votre préférence linguistique (EN/FR)
  • Mesurer le trafic et le comportement des utilisateurs (Google Analytics)
  • Mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires Facebook (Pixel Facebook)

Vous pouvez désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur à tout moment. Notez que leur désactivation peut affecter certaines fonctionnalités du site.

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Pixel Facebook et API de conversions

Ce site Web utilise le Pixel Facebook (Identifiant : 2337324133415945) et l'API de conversions Facebook, des outils fournis par Meta Platforms, Inc., pour mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires.

Ces outils peuvent collecter :

  • Les pages visitées et les actions effectuées (ex. : formulaire soumis)
  • Des versions hachées (anonymisées) de votre adresse courriel et numéro de téléphone
  • Votre adresse IP et des informations sur votre navigateur/appareil

Ces données servent uniquement à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site après avoir vu nos annonces, et à améliorer le ciblage publicitaire. Les données sont transmises à Meta de manière sécurisée avec hachage préalable.

Pour vous désinscrire de l'utilisation des données Facebook à des fins publicitaires, rendez-vous sur facebook.com/settings → Publicités ou utilisez l'outil de désinscription de l'Alliance de la publicité numérique à l'adresse youradchoices.ca.

Ce site ne fait pas partie du site Web de Facebook ni de Facebook Inc. De plus, ce site n'est PAS approuvé par Facebook de quelque façon que ce soit. FACEBOOK est une marque de commerce de FACEBOOK, Inc.

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Partage avec des tiers

Nous partageons vos renseignements uniquement avec des prestataires de services de confiance nécessaires à l'exploitation de notre entreprise :

  • GoHighLevel (HighLevel Inc.) — notre plateforme CRM qui stocke les demandes de rendez-vous et envoie des messages de confirmation
  • Meta Platforms, Inc. — uniquement des données de conversion agrégées et anonymisées à des fins de mesure publicitaire
  • Google LLC — analytique du site Web (Google Analytics 4)

Tous les fournisseurs tiers sont contractuellement tenus de protéger vos données et de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été partagées.

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Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels pour les périodes suivantes :

  • Données de demande de rendez-vous — 24 mois à compter de la date de collecte, ou aussi longtemps que vous demeurez patient de la clinique
  • Données d'analytique Web — 14 mois (par défaut Google Analytics)
  • Données publicitaires Facebook — selon les politiques de conservation de Meta (généralement 180 jours)

Après ces périodes, vos données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.

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Vos droits (Loi 25 / LPRPDE)

En vertu de la Loi 25 du Québec et de la LPRPDE fédérale, vous avez le droit de :

  • Accès — Demander une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous
  • Rectification — Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets
  • Suppression — Demander la suppression de vos renseignements personnels (sous réserve d'obligations légales)
  • Portabilité — Demander que nous vous fournissions vos données dans un format structuré et couramment utilisé
  • Retrait du consentement — Retirer votre consentement à notre utilisation de vos données à tout moment
  • Opposition — Vous opposer au traitement de vos renseignements personnels dans certaines circonstances

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la Section 9. Nous répondrons dans les 30 jours.

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Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, divulgation, altération ou destruction non autorisés, notamment :

  • Chiffrement SSL/TLS pour toutes les données transmises vers et depuis notre site
  • Contrôles d'accès limitant qui peut consulter vos renseignements
  • Stockage sécurisé et chiffré dans notre système CRM
  • Évaluations régulières de la sécurité de nos fournisseurs

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous aviserons ainsi que la Commission d'accès à l'information (CAI), conformément à la Loi 25.

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Nous joindre

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité, ou pour exercer vos droits, veuillez nous contacter :

Clinique Dentaire Knowlton

Dr Juan Carlos Rodriguez, DMD

459, chemin Knowlton, Knowlton (Québec) J0E 1V0

Téléphone : (450) 243-6193

Courriel : [email protected]

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) à l'adresse cai.gouv.qc.ca ou en appelant le 1 888 528-7741.

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